Qual é a sua opção preferida para guardar arquivos, fotos e documentos? Confira 10 dicas para guardar seus arquivos na nuvem de forma organizada, para acessar com maior rapidez. Se você ainda não tem uma conta em um fornecedor de nuvem, o iCloud Drive pode ser um bom lugar para começar. O Google Drive também oferece um espaço gigante de graça.
Bom, eu nem sei qualquer a sua forma favorita de guardar documentos, fotos, arquivos e outros dados, que podem ser digitalizados, mas lhe adianto que a nuvem é o melhor lugar.
Neste post vou mostrar como organizar seus arquivos de uma forma que pode transformar sua vida para sempre. Sim, é possível colocar ordem no caos que é o sistema de arquivos do seu computador e você pode levar para sua conta de locação em nuvem. Com a mentalidade certa, você pode eliminar a desordem, inverter a entropia, aumentar sua produtividade e prosperar.
Siga estas 10 dicas para enviar seus arquivos à nuvem de forma organizada
Organizar seu espaço na nuvem significa desenvolver um sistema de arquivos e, em seguida, colocar tudo em seu devido lugar. Um método a ser implementado é nomear todas as suas pastas usando um sistema do qual você se lembrará, como pasta_tipo_data. Os marcadores "data" e "pasta" são óbvios em seu significado; o marcador "tipo" é usado para manter os arquivos pessoais e de trabalho separados adequadamente.
A conveniência do armazenamento em nuvem facilita o backup de seus arquivos. Mas, a menos que você dedique tempo para organizar esse espaço, pode tornar-se rapidamente cansativo tentar manter o controle de tudo.
Aqui estão as melhores práticas para guardar seus arquivos em nuvem:
1 - Escolha o fornecedor de nuvem adequado
Quando precisamos de um sapato, qual é a primeira coisa que devemos lembrar na hora de compra? Se você respondeu o tamanho do seu pé, sim, está certíssimo. É exatamente essa a primeira coisa a que deve levar em conta. Depois você procura a marca, o tipo, as cores e, é claro, a qualidade.
Para encontrar um fornecedor em nuvem que atenda as suas necessidades não será diferente. Você pode ter mais benefícios se usar determinados tipos de arquivos e dispositivos. Por exemplo: se você usa o iPhone para tirar fotos, o melhor local para guardar suas fotos será, definitivamente o iCloud Drive. Isso porque você pode sincronizar tudo com o iOS mais facilmente.
2 - Crie pastas e subpastas e organize a hierarquia
Para classificar ainda mais seus arquivos e dividi-los para localizá-los facilmente, você pode criar pastas aninhadas e armazenar arquivos. Ter vários níveis pode ajudá-lo a rastrear o arquivo exato que você está procurando e evitar o problema de passar por vários arquivos em uma pasta raiz.
Embora as pastas de vários níveis, ou pastas aninhadas, você possa adicionar um nível de sofisticação à sua organização, ter muitos níveis também pode se tornar complicado. Portanto, sempre que possível, mantenha as pastas aninhadas em um mínimo de dois ou três níveis.
Lista de pastas e subpastas na nuvem
Não crie uma pasta para cada tipo de arquivo, mas crie pastas e subpastas para categorias mais amplas.
3 - Siga as convenções de nomenclatura de arquivos
Alguns sistemas operacionais, como por exemplo: Unix, não permitem espaços nos nomes de arquivos ou pastas, portanto, evite isso se o seu ambiente de computação for misto. Na nuvem pode não haver problemas com isso, mas quando se trata de nomes de arquivos eu recomendo usar um "_" underline, ou "-" hífen para nomear arquivos. Por exemplo: minha_foto_de_natal.jpg, ou minha-foto-de-natal.jpg.
Use nomes de arquivo descritivos para fácil identificação e recuperação, mas não exagere - os nomes de arquivo e caminho têm limites de comprimento que variam entre os sistemas operacionais.
4 - Organize seus descartes
Não se esqueça da pasta de descartes. Depois de ter sua pasta de início completamente organizada, você pode começar a mover os arquivos da pasta de descartes para a nova casa - ou descartá-los completamente na lixeira. Obrigar-se a arrumar sua pilha de descartes é a etapa final para restaurar a ordem e o equilíbrio em sua vida.
Lembre-se de que cada um de seus arquivos antigos e decrépitos serviu a um propósito em algum momento de sua vida. Sendo assim, é importante agradecer a cada um deles, antes de jogá-los no lixo. Então crie uma pasta para guardar arquivos ou fotos e documentos antes de jogar no lixo. Um dia você pode querer resgatar um destes arquivos, ou documentos, ou uma foto antiga e onde está? Pense nisso!
5 - Sincronize seus arquivos com a nuvem
Minha própria pasta de início é sincronizada automaticamente com a nuvem, o que significa que está sempre em backup. Não preciso me preocupar em excluir um arquivo ou pasta acidentalmente, porque sempre tenho um backup disponível. Ou no meu dispositivo, ou na minha nuvem, sempre tenho 2 lugares.
E a nuvem facilita o compartilhamento de arquivos e pastas. A nuvem vai turbinar sua habilidade limpa e organizada e tornar sua vida ainda mais sublime. Sua vida real começa de novo, somente depois de colocar seus arquivos em ordem e sincronizá-los com a nuvem.
Depois de baixar um aplicativo necessário; se o seu sistema operacional não oferece; seus arquivos armazenados na nuvem aparecerão como uma pasta em seu computador e, contanto que você tenha uma conexão com a Internet, a sincronização deve ser automática e contínua. Se você tiver muitos arquivos que não são sincronizados regularmente - um arquivo de registros antigos e raramente consultados, por exemplo, vale a pena verificar se o seu provedor de armazenamento tem a opção de armazenar esses arquivos não utilizáveis.
Isso ocorre quando os arquivos são mantidos em hardware de baixo desempenho. A vantagem é que pode economizar muito dinheiro. Google e Microsoft Azure são duas plataformas que oferecem armazenamento frio.
6 - Colabore com documentos ativos
Um dos recursos colaborativos do Google Drive é a capacidade de adicionar comentários aos arquivos.
Com arquivos armazenados em unidades locais, você pode ter tentado fazer com que mais de um funcionário abrisse o mesmo arquivo, apenas para sobrescrever o trabalho um do outro. Mas com o armazenamento de dados em nuvem, os arquivos podem ser acessados e editados simultaneamente, o que torna muitas tarefas muito mais fáceis.
Por exemplo, se você tem uma planilha de contas hospedada no Planilhas Google, todos em sua equipe de contas podem adicionar simultaneamente os detalhes das contas com as quais estão lidando em dispositivos diferentes. Também não há necessidade de se preocupar em fechar a planilha para que outra pessoa possa acessá-la.
Também é muito fácil rastrear alterações. Se o gerente da equipe de contas achar que um número na planilha está errado, ele pode ver o histórico de edição da célula relevante e descobrir quem inseriu e quando, o que ajudará a identificar como o erro foi cometido. Embora esse recurso específico seja exclusivo do Google Drive, outros serviços de colaboração em nuvem incluem seus próprios recursos de histórico de edição.
Você ainda pode estar preocupado sobre como, com vários usuários trabalhando em um arquivo, um usuário pode acidentalmente excluir o trabalho de outro. Mas muitos serviços em nuvem oferecem controle de versão - a capacidade de reverter para uma versão anterior do documento com alguns cliques. Isso é muito útil se os fios forem cruzados e você quiser desfazer as alterações que um membro da equipe fez por engano.
7 -Comece a mover os arquivos
Organize seus arquivos existentes, arrastando arquivos individuais para suas pastas atribuídas. Você pode selecionar vários arquivos de uma vez, mantendo pressionada a tecla Ctrl ou Command e clicando em cada arquivo. Ou você pode manter pressionada a tecla Shift, clicar no início de um grupo e clicar no final para selecionar em massa todos os arquivos do grupo. Em seguida, basta arrastá-los para as pastas atribuídas. É uma sensação ótima e bastante produtiva.
Isso se aplica para quem tem todos os arquivos armazenado em apenas uma pasta, ou em pastas diversas sem atribuições específicas.
8 - Saiba o que você pode compartilhar
Existem arquivos e documentos, ou fotos que são de sua propriedade ou confidencial de sua empresa e estes deverão ser guardados em pastas particulares. Muitos provedores tem a opção de proteger pastas com uma senha de segurança. e se você tiver esta opção tente usá-la em suas pastas confidenciais.
Pastas que você vai compartilhar devem conter apenas arquivos que podem ser compartilhados e, ou editados, por seus colegas.
9 - Reforce a segurança de sua nuvem
A segurança pode ser um fator importante se você tem dados para serem protegidos e convenhamos, tem. Qualquer pessoa que tenha apenas fotos casuais arquivadas em sua conta na nuvem não ficará satisfeita se elas forem excluídas, ou mesmo acessadas por pessoas não autorizadas. Pensando nisso, você pode proteger sua conta na nuvem com a autenticação de dois fatores, que muitos fornecedores de serviços na web oferecem.
Outra coisa importante é: nunca saia sem fazer logout de sua nuvem. Criar uma senha forte também ajuda bastante e cria dificuldades para um suposto invasor.
10 - Ache seus arquivos rapidamente
Ache seus arquivos rapidamente nas pastas e subpastas
Quando você armazena arquivos, fotos ou documentos de uma forma organizada é possível que encontre-os mais facilmente. A tipificação e a atribuição às pastas com os nomes relevantes ao que você vai guardar dentro delas, certamente vai facilitar a pesquisa.
Produzir muito em pouco tempo é a melhor forma de se destacar onde quer que seja. Portanto, ao armazenar dados em nuvem mantenha-se organizado(a) e demonstre habilidade com os recursos que você tem para pesquisar e encontrar o que precisa.
O Bônus
O bom gerenciamento de arquivos facilita encontrar o que você deseja
O gerenciamento de documentos eletrônicos deve fazer parte de uma estratégia geral de gerenciamento de documentos para sua empresa. Um plano de gerenciamento de documentos adequado deve incluir todos os aspectos do manuseio de documentos, incluindo armazenamento, recuperação, backups e segurança.
A função de pesquisa é uma coisa maravilhosa, mas nunca corresponderá à facilidade de poder ir diretamente para uma pasta ou arquivo. Se você seguir essas dicas de gerenciamento de arquivos de forma consistente, mesmo que não saiba onde algo está, você sabe onde deve estar - uma grande vantagem quando se trata de encontrar o que procura. Boas práticas de gerenciamento de arquivos irá poupar seu tempo e dinheiro.
Bom, é isso!
