A base de conhecimentos aliada à liderança para dominar a arte sutil do gerenciamento de carga de trabalho é uma tarefa importante para várias funções focadas em projetos nas empresas. Chefes de departamento ou executivos geralmente lidam com a alocação de projetos em toda a empresa, enquanto os gerentes de projeto precisam atribuir tarefas às suas equipes de projeto.
Por meio de um forte gerenciamento da carga de trabalho, os funcionários ganham confiança em suas habilidades, têm mais alegria em seu trabalho e se tornam cada vez mais eficazes e produtivos. Independentemente da escala, as principais estratégias para o gerenciamento de carga de trabalho bem-sucedido são baseadas nos mesmos princípios: visibilidade da equipe, abordagem baseada em dados e cultura da equipe. Neste artigo, vou guiá-lo por todas essas áreas e oferecer soluções práticas para os desafios de alocação de carga de trabalho.
O que gerenciamento de carga de trabalho?
O gerenciamento de carga de trabalho é um processo para determinar as distribuições de carga de trabalho adequadas para fornecer o desempenho ideal para aplicativos e usuários. Ele fornece à organização a capacidade de controlar ou gerenciar minunciosamente o local de cada solicitação de trabalho, a fim de maximizar o rendimento da carga de trabalho e aprimorar o desempenho. Além disso, garante que nenhum nó de processamento único seja sobrecarregado, enquanto outros são subutilizados.
Por que o gerenciamento da carga de trabalho é importante?
O que é planejamento de carga de trabalho?
Algumas dicas para distribuir o gerenciamento da carga de trabalho com seus funcionários
Você pode dividir suas tarefas de gerenciamento com seus funcionários de modo que eles possam assumir um papel secundário. No local de trabalho moderno, um alto nível de produtividade é o que os gerentes esperam de seus funcionários. O padrão é elevado porque eles têm que trabalhar em uma sociedade sob demanda. As empresas são forçadas a acompanhar as demandas de seus clientes porque a concorrência é feroz e o mercado é muito dinâmico. Então, se uma empresa não puder satisfazer o apetite do público exigente e frequentemente inconstante, ela não sobreviverá.
Neste interim, o maior ativo de qualquer empresa é sua força de trabalho e, portanto, se os funcionários estiverem sobrecarregados, podem ter dificuldade para concluir todas as tarefas atribuídas. Aqui estão algumas maneiras de ajudar seus funcionários a gerenciar sua carga de trabalho.
Analise bem antes de aplicar a deia de multitarefa
Seria ultrapassada ou menos funcional? A menos que tenha um grupo de funcionários extremamente organizados, você deve incentivá-los a evitar multitarefas. A comunidade empresarial tem ensinado e incentivado a arte da multitarefa por anos, mas se você está pensando que o trabalho seja concluído em tempo hábil e feito corretamente na primeira vez, a multitarefa pode ser contraproducente .
Se você parar e pensar no que realmente é multitarefa, perceberá que os funcionários que optam por se envolver em várias tarefas simultaneamente não estão fazendo justiça a nenhuma delas. Você não gostaria que alguém mandasse mensagens de texto e digitasse esta maquiagem enquanto estivesse ao volante de um carro, então não deveria pedir a seus funcionários que cuidassem de mais de uma tarefa importante por vez. Elas podem sair pela metade!
Priorize o Trabalho
Agora que você está no gerenciamento da carga de trabalho pode fazer duas coisas impressionantes:
- Incentive os membros de sua equipe a se sentarem no início de cada dia de trabalho e revisarem todas as tarefas que precisam ser concluídas.
- Peça-lhes que os organizem por nível de importância.
Em um sistema de rotina e de atividades sempre haverá coisas que precisarão ser tratadas no início do dia, mas também há coisas que podem esperar até o final do dia. A priorização de tarefas fornecerá um guia a ser seguido pelos funcionários e aumentará sua eficiência.
Seja adepto da flexibilidade e da adaptabilidade
Um dos ativos mais importantes de um gerente eficaz é a capacidade de ouvir ativamente as pessoas ao seu redor. Se você for como a maioria dos gerentes, assumiu seu papel de liderança e suas responsabilidades são bastante diferentes das de seus subordinados.
A maneira como você abordou o trabalho pode não ser a mais eficaz para seus funcionários. Peça a opinião de seus funcionários e assuma a liderança nos processos que funcionam bem e trabalhe com eles para corrigir aqueles identificados como ineficazes. Dê a seus funcionários algum espaço para realizar o trabalho, monitore seu progresso, intervenha e ofereça orientação conforme necessário.
Planejamento Eletrônico
Pense em investir em um software planejador de pessoal online para ajudar seus funcionários a se manterem atualizados. O software de planejamento permitirá que os detalhes de todo o projeto sejam vistos por todos os membros da equipe. Como tudo pode ser visto por todos os membros da equipe, o software de planejamento online oferece ao grupo a oportunidade de colaborar entre si, compartilhar ideias e fazer sugestões ou alterações diretamente na plataforma. Este tipo de software também permite que os membros da sua equipe recebam alertas e os incentiva a responsabilizar uns aos outros.
Seja claro na comunicação
Clareza e objetividade são duas coisas que você deve sempre estar ciente quando se comunica com sua equipe. Você deve sempre lembrar que nem toda comunicação é uma comunicação eficaz.
Quando você está trabalhando em um grande projeto e o tempo está passando, uma comunicação clara e concisa pode fazer a diferença entre cumprir ou perder o prazo. Ao dar diretrizes, certifique-se de declarar claramente quais são suas expectativas em termos de prazos e produto de trabalho.
Distribua as tarefas de modo razoável
Quando você está trabalhando em uma linha do tempo, há coisas sobre as quais você não tem controle, mas como gerente, você tem controle sobre o peso da carga de trabalho que coloca em sua força de trabalho.
Não coloque suas expectativas tão altas a ponto de colocar você e sua equipe no caminho do fracasso. Pense em cada um de seus funcionários e quais são suas capacidades, e atribua tarefas e a complexidade da carga de trabalho com base em suas avaliações e nas habilidades de cada funcionário.
Distribua as tarefas difíceis primeiro
Você tem a capacidade de, como gerente, decidir quais tarefas precisam ser concluídas e quando. Uma das maneiras de garantir que sua equipe permaneça produtiva e motivada é atribuir as tarefas mais demoradas e difíceis no início do dia. Evite atribuir esses tipos de tarefas no final do dia, quando a equipe pode estar mentalmente exausta.
Não deixe que o estresse de seus funcionários afete seu trabalho e não deixe que tudo se acumule em cima deles. Ao implementar alguns dos métodos acima, você os ajudará a se tornarem um funcionário muito mais eficaz.
Seja receptivo
Você deve estabelecer o tipo de relação de trabalho com seus funcionários que permita que eles se sintam à vontade para conversar com você sobre os projetos em que estão trabalhando. Se seus funcionários sentirem que estão sobrecarregados e acham você inacessível, eles não serão tão produtivos quanto você precisa. Estabeleça e mantenha uma política de portas abertas com sua equipe.
Mais detalhes sobre gerenciamento de carga de trabalho
O gerenciamento de carga de trabalho; como já foi dito acima; é o processo de distribuir as diferentes cargas de trabalho. Este processo resulta em um sistema que manipula de maneira inteligente. Por exemplo: os servidores se conectam a vários clientes que estão usando aplicativos diferentes ao mesmo tempo. Além disso, todos eles estão esperando por tempos de execução consistentes e acesso previsível a recursos de rede e bancos de dados.
O gerenciador de carga de trabalho do sistema atende a essas expectativas controlando o acesso da carga de trabalho aos recursos do sistema. Sobretudo, como capacidade de computação, memória e unidades de I/O. Tudo por meio de priorização ou outros algoritmos especificados pelo administrador do sistema.
Algumas cargas de trabalho recebem mais operações de I/O e menos poder de computação, enquanto outras são inversas; isso é baseado inteiramente no tipo de carga de trabalho.
As recomendações no gerenciamento de carga de trabalho
O gerenciador de carga de trabalho também garante que as cargas de trabalho sejam distribuídas adequadamente entre unidades de execução ou servidores disponíveis. Portanto, em um aplicativo da Web simples, com fluxo de trabalho com milhares de usuários ao mesmo tempo. Há, no entanto, vários servidores que devem compartilhar a carga uniformemente. Esta tarefa é controlada pelo gerenciador de carga de trabalho ou pelos meta-planejadores. Na computação em nuvem, isso é chamado de balanceamento de carga automático.
